EEN BERICHTJE VANUIT DE LEDENADMINISTRATIE

‘Beste Ajacieden, beste Leden,

Allereerst gefeliciteerd met het 35^ste landskampioenschap!

Het was natuurlijk al overduidelijk dat we zouden winnen, maar nu officieel uitgeroepen tot nog steeds de BESTE!

Vandaag willen we jullie een beetje bijpraten over de stand van zaken wat betreft de ledenadministratie. Velen van jullie hebben het wellicht al opgemerkt dat we sinds zeker een jaar actiever bezig zijn om ons ledenbestand meer en meer te actualiseren en te updaten.

We hebben vanaf begin mei 2020 jl. jullie medewerking gevraagd o.a. via e-mail en velen hebben aan onze oproep gehoor gegeven door hun juiste NAW-(contact)gegevens aan ons door te geven.

Omdat we volledig afhankelijk zijn van jullie reacties zijn we enorm dankbaar dat jullie in groten getale hebben gereageerd op ons verzoek, waardoor het ledenbestand beetje bij beetje kan worden verfrist met juist aangeleverde gegevens. Tot op heden krijgen we nog steeds adreswijzigingen door. Daarvoor dank aan allen!!

Helaas zijn er toch ook vele reacties uitgebleven…

Dit kan natuurlijk verschillende redenen hebben; een oud adres, een ongeldig en/of een onjuist e-mailadres. Maar het kan natuurlijk ook komen doordat ons mailbericht onverhoopt in de spambox van jullie mail terecht is gekomen.

OPROEP: “Dus bij deze willen we nogmaals alle leden (die nog niet hun adresgegevens hebben doorgemaild aan ons) oproepen om ons te contacten via ons e-mailadres: ledenadministratie@afcasc.nl en jullie huidige -en correcte adresgegevens aan ons door te mailen (ook al zijn er geen wijzigingen door te geven)!

Zodoende kunnen wij jullie adresgegevens bevestigen in ons systeem en eventueel aanpassen en/of wijzigen daar waar nodig.

Stand van zaken verzenden ledenpas (controle inning contributie – aanlevering juiste NAW gegevens)

De laatste tijd hebben we van verschillende alerte leden enkele vragen ontvangen omtrent de verzending van de nieuwe ledenpas.

Dat is op zich een goed teken, omdat dit betrokkenheid laat zien en aantoont dat de belangstelling groot is voor de nieuwe ledenpas. Dank daarvoor!

Zoals we in onze eerdere berichtgeving en onlangs tijdens de Algemene Ledenvergadering van 2021 hebben laten weten, zijn we erg druk met allerlei bezigheden en zo ook wordt er hard gewerkt om de nieuwe ledenpassen te kunnen gaan versturen.

Maar alvorens de passen verstuurd kunnen worden, zijn er verschillende actiepunten en handelingen; die eerst uitgevoerd moeten worden:

We moeten namelijk allereerst controleren of de inning van de jaarlijkse contributie goed is verlopen bij alle leden. Hiervoor zijn we afhankelijk van de bank; die ons gegevens verstrekt en aanlevert, waarbij zichtbaar is of er sprake is van mogelijke storneringen, blokkades en/of terugboekingen.

En daarnaast zijn we (zoals hierboven reeds benoemd) bezig om alle leden actief te benaderen met het verzoek om aan ons hun huidige adresgegevens door te geven. Want zogezegd missen we toch van heel wat leden de adresgegevens en/of is er geen juist e-mailadres bij ons bekend, zodat leden benaderen voor ons niet mogelijk is.

Hierdoor zullen wij alleen de ledenpassen kunnen versturen naar de leden die met hun adresgegevens goed vermeld staan in ons systeem en gehoor hebben gegeven aan onze oproep.

We zullen dus geen pas versturen aan leden die nog niet hun adres hebben gecommuniceerd en waarvan hun adres nog niet bevestigd is ons systeem. Dit doen we op deze manier om te voorkomen dat de nieuwe ledenpassen belanden op een deurmat van onbekenden en/of niet-leden; indien er sprake is van een oud of onjuist adres.

Zoals jullie vast kunnen begrijpen, wordt er dus niet niets gedaan en is het onze doelstelling om de ledenpassen binnen enkele maanden (na de inning -en controle van de jaarlijkse contributie en de ALV) te zullen versturen aan die leden; die zogezegd hun NAW-gegevens hebben bevestigd aan ons per mailbericht. Wanneer de ledenpassen met de post verstuurd zullen worden, hangt dus voor een groot deel af van de leden zelf.

We zien uit naar jullie reacties en hopen de passen gauw te kunnen versturen.

Tot slot adviseren we je om mee te lezen met de nieuwsbrief en de website van de club in de gaten te houden, waar we de leden op de hoogte zullen houden.

E-mailadres en Telefoonnummer zichtbaar bij Contactgegevens op de Website

Uit recente reacties hebben we begrepen dat er enkelen onder de leden wat terughoudend zijn om hun privégegevens zoals; IBAN en/of adresgegevens over de mail te delen. We hebben hiervoor het volste begrip, echter is het moeilijk om een ledenadministratie te voeren, zonder accurate gegevens.

Aan de hand van dit gegeven hebben we het één en ander in werking gesteld; door op de website bij het kopje ‘Contact’ de contactgegevens van de ledenadministratie openbaar te vermelden. We hopen zo dat door onze contactgegevens zichtbaar te maken, dit meer vertrouwen uitstraalt en dat bij allen duidelijk is dat mailcontact en/of andere informatieberichten die over de mail verstuurd worden, ook echt van ons afkomstig zijn.

Email: ledenadministratie@afcasc.nl en Telefoonnr. 31 (0)621447798)

We hebben de signalen aldus serieus genomen en danken de leden voor de input en inbreng. Wij zien ook echt het nut er van in om onze contactgegevens te benoemen op de website en hopen dat we enigszins de twijfel hebben kunnen wegnemen en gezorgd hebben voor herkenning en geruststelling.

Voor wie het nog niet hebben opgemerkt; op onze website bij de contactgegevens staan onze adresgegevens, e-mail en telefoonnummer vermeld. Ook is er een mogelijkheid om bij bijvoorbeeld; wijzigingen en/of een verzoek tot opzegging, het bestemde formulier in te vullen, wat eveneens op dezelfde pagina te vinden is.

We hopen jullie allen voor nu voldoende te hebben bijgepraat en wensen jullie een fijn Kampioenschap toe.

Met vriendelijke groet,

Ledenadministratie AFCA Supportersclub